07.04.15 Oxfam-Solidariteit zoekt administratief en financieel beheerder voor DR Congo

Functiebeschrijving
Je werkt in het financiële departement onder de directe verantwoordelijkheid van de coördinator van de administratieve en financiële beheerders. Hij/zij werkt ook nauw samen met de beheerder van onze humanitaire programma's in de DRC en met het hoofd van onze programma's in Centraal-Afrika.
 Je brengt de nodige begroting tot stand op basis van de indiening van een project en de jaarlijkse begrotingsramingen in het kader van regionale projecten;
 Je analyseert de financieringsbehoefte en de kosten van de uitvoering van het project;
 Je analyseert, als onderdeel van de jaarlijkse begroting, het aandeel van de eigen fondsen die nodig zijn voor de goede werking van de dienst;
 Je legt je voorstel voor aan de lijnmanager;
 Je gaat de goede uitvoering van de begroting na (checkt de juistheid van de analytische aanwijzingen in de boekhouding).
 Je analyseert afwijkingen van prognoses, vastgestelde begrotingen, contractuele afspraken, neemt contact op met de betrokken mensen en maakt de nodige aanpassingen (zoals wijzigingen van de opdracht);
 Je neemt deel aan het opstellen van het eindverslag over het project in samenwerking met de mensen op het terrein en wisselt de nodige informatie uit;
 Je neemt deel aan interne/externe audits, geeft uitleg en bezorgt alle noodzakelijke bewijsstukken;
 Je waarschuwt de belanghebbenden tijdig in het geval van mogelijke financiële risico's.
Je voert controle uit op de boekhouding van de lokale kantoren:
 Je checkt elke maand of de uitgaven op het terrein afkomstig zijn van de juiste inkomensbronnen;
 Je gaat de goede toepassing van de administratieve en financiële procedures in de lokale kantoren na;
 Je ontvangt en controleert vouchers (o.a. facturen van leveranciers, diensten, diverse kosten);
 Je communiceert over de analyse en de conclusies van de uitgevoerde controle.
Je beheert de cashflow van de projecten:
 Je vraagt de opening/sluiting van de bankrekeningen aan;
 Je zorgt voor de kredietaanvragen / terugbetaling
 Je controleert de betalingsopdrachten van leveranciers en partners;
 Je stelt de betalingsopdrachten op voor het overschrijven van geld naar het terrein.
Je voert administratieve taken uit:
 Je ontvangt en controleert de timesheets van het personeel;
 Je gaat de naleving van procedures na (administratieve, juridische, intern en extern);
 Je houdt de uitgaven van eigen fondsen en projectsubsidies in balans met behulp van timesheets van medewerkers.
 Je zorgt voor de opvolging van het buitenlands personeel;
 Je klasseert de boekhoudkundige documenten op het hoofdkantoor.
Je blijft ter beschikking van de mensen op het terrein in DR Congo voor het administratieve en financiële beheer van projecten en geeft hen advies.
Je kan gevraagd worden om deel te nemen aan aankoopprocedures voor grote hoeveelheden. Je
 neemt dan deel aan het selectiecomité;
 stelt een specifieke prijsaanvraag op;
 gaat de naleving van de verschillende procedures na;
 controleert de kwaliteit van de leveranciers;
 stelt de verslagen op van de vergaderingen van het selectiecomité.

Profiel
• Je hebt een sterke affiniteit met de waarden van Oxfam-Solidariteit
• Je hebt een master-niveau of gelijkwaardig door ervaring
• Je hebt minimum 5 jaar ervaring in het administratieve en financiële beheer
• Je kent de procedures voor het beheer en de monitoring van projecten, en de procedures en formats van onze belangrijkste inkomensbronnen;
• Je hebt zeer goede kennis van het Frans en een goede kennis van het Nederlands.
• Je hebt een basiskennis van boekhouding;
• Werkervaring met software voor dubbelboekhouding is gewenst.
• Ervaring op het terrein (in DR Congo) is een pluspunt.
• Je bent zorgvuldig en nauwkeurig.

• Betaalde job
• Voltijds
• Loon: brutosalaris: minimum € 2104, maximum € 3516
• Online sinds 03 april 2015
• Solliciteren voor 18 april 2015
bij jobs@oxfamsol.be
met referentie RDC_AdminFin_Beheerder
• Indiensttreding: zo snel mogelijk

MEER INFORMATIE
• www.oxfamsol.be
• 0032 2 501 67 00
• jobs@oxfamsol.be

WERKGEVER
Oxfam-Solidariteit
OXFAM-SOLIDARITEIT
Vierwindenstraat 60 60
1080  Brussel